Trau dồi kỹ năng giao tiếp qua email để mang tới sự thành công

Đây không phải là vấn đề quá phức tạp, bởi thế mỗi người chỉ cần chú tâm, tìm hiểu nhiều hơn nữa sẽ có được hiệu quả, sự chuyên nghiệp khi sử dụng email, nhất là trong công việc.
18
Khi thời buổi công nghệ phát triển, mạng internet trở thành một phần không thể thay thế trong cuộc sống, công việc của mỗi người. Nếu như trước kia chúng ta sử dụng thư tay, đàm thoại trực tiếp để kết nối giữa người ngày với người khác thì nay chỉ cần sử dụng email mọi chuyện trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Giao tiếp thông qua email bạn hoàn toàn có thể ở nhà, ở cơ quan mà vẫn liên lạc, trao đổi công việc được với bất kỳ ai ở bất kỳ đâu mà bạn muốn. Từ tính thiết thực, sự quan trọng của việc sử dụng email thì làm sao để có kỹ năng tốt nhất sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong nhiều hoạt động, công việc của mình để từ đó dẫn tới thành công.

Việc sử dụng email không đơn thuần chỉ là cách để bạn trao đổi thông tin mà đó còn là cách để bạn thể hiện được bản thân, thể hiện cá tính và thương hiệu riêng của mình. Bởi thế cho nên, mỗi người cần đặc biệt chú ý với mỗi bức thư điện tử mà mình gửi đi, đảm bảo kỹ năng giao tiếp email được chú trọng để có những bức thư thực sự hoàn hảo nhất. Điều đó cần dựa trên những yếu tố:
Suy nghĩ trước khi quyết định viết

Trước khi chính thức viết một email hãy xác định rõ việc bạn viết email đó để làm gì, nên viết như thế nào và liệu rằng đây có phải là bức thư mang tới hiệu quả cao cho mong muốn, mục đích mà bạn hướng tới hay không. Tùy thuộc vào nhu cầu, hoàn cảnh cụ thể mà kỹ năng giao tiếp email cũng có những khác biệt, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ, ngữ điệu khác nhau nhằm mang tới hiệu quả cao nhất.
Quan tâm tới nội dung của email

Sử dụng email chủ yếu để giúp người nhận có thể hiểu được những gì bạn nói, nắm rõ được những thông tin mà bạn truyền tải. Vì thế, lưu ý rằng khi viết email đừng quá dài dòng, hoa mỹ mà hãy tập trung vào nội dung chính bạn muốn nói sẽ giúp cho thông tin bạn cung cấp, chia sẽ tới với người nhận được dễ dàng hơn rất nhiều.

Đừng sử dụng quá nhiều câu văn, hãy viết một email thật đơn giản song đủ ý sẽ giúp người đọc dễ dàng hiểu, nhớ được những gì mà bạn gửi gắm.

Chú ý viết email ngắn

Ngày nay con người sử dụng email thay bằng các phương thức liên lạc khác bởi sự tiện lợi, hiệu quả và đơn giản mà nó mang lại. Chính vì thế, kỹ năng giao tiếp email bạn nên nhớ hãy viết ngắn, đơn giản mà vẫn mang tới đầy đủ nội dung thay vì viết quá dài, quá nhiều vừa mất thời gian của bản thân, hao tốn thời gian của người đọc mà kết quả thu nhận về chưa hẳn sẽ lý tưởng.
Xác định tầm quan trọng của email

Có nhiều kỹ năng, thủ thuật cần ghi nhớ khi sử dụng email để giao tiếp với người khác. Việc đánh giá, phân loại email có tầm quan trọng tới đâu là cách để người nhận có thể xác định được thông tin mà bạn gửi có cần thiết, quan trọng và cần được quan tâm ngay lập tức hay không. Việc đánh dấu email bạn gửi đi sẽ khiến người nhận được email đó chú ý hơn.

Email cần có cấu trúc rõ ràng

Đừng tưởng rằng viết email thì không cần quan tâm tới bố cụ, cấu trúc của nội dung mà bạn viết. Nếu bạn đã, đang và vẫn có suy nghĩ như vậy thì đó thực sự là một sai lầm. Cấu trúc của email cần đảm bảo cấu trúc hoàn thiện gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc. Trong đó, phần thân của email chính là nội dung chính, cơ bản mà bạn muốn đối phương tiếp nhận.

Không nên sử dụng từ ngữ khó hiểu

Giao tiếp bằng email, nhất là kỹ năng giao tiếp email công việc cần chú ý tránh sử dụng những từ ngữ quá khó hiểu, trừu tượng, những câu văn tối nghĩa hoặc dễ gây hiểu lầm có thể ảnh hưởng tới quá trình truyền đạt thông tin của mình tới những người khác.

Sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu song vẫn thể hiện được sự tôn trọng của mình với người đối diện, thể hiện được văn hóa và phong cách của bản thân sẽ là một cách sử dụng email chuyên nghiệp, thể hiện được khả năng của chính bản thân bạn.

Trau dồi thêm kỹ năng cho bản thân là điều vô cùng quan trọng. Để có được hiệu quả công việc cũng như nhiều hoạt động hơn nữa của bản thân thì cải thiện kỹ năng giao tiếp email là một trong những vấn đề cần được quan tâm và chú ý nhiều hơn nữa. Đây không phải là vấn đề quá phức tạp, bởi thế mỗi người chỉ cần chú tâm, tìm hiểu nhiều hơn nữa sẽ có được hiệu quả, sự chuyên nghiệp khi sử dụng email, nhất là trong công việc.

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *